Yksityisyyden ja tietosuoja Neuressa

Niilo Mäki Instituutti valvoo erittäin tarkasti ohjelmiensa käyttöön liittyviä yksityisyyden tietosuojakysymyksiä, jotka on pyritty ottamaan huomioon jo ohjelman suunnitteluvaiheessa.

Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset toimintaperiaatteet, joilla Neuren asiakkaitten suoja on pyritty varmistamaan. Lisäksi tässä dokumentissa on henkilötietolain mukainen Rekisteriseloste.

Rekisteröityneen käyttäjän vastuu

Neure -ohjelma tallentaa siihen rekisteröityvien, rekisteröityjen muodostamien henkilöiden sekä näiden tekemien tehtävien tulokset tietokantaan.

Tietokannan rakenne on tehty sellaiseksi, että rekisteröityneen henkilön muodostamiin henkilöihin (esimerkiksi opettajan ohjelmaan muodostamat oppilaat; psykologin ohjelmaan muodostamat asiakkaat) voidaan viitata ainoastaan rekisteröityneen henkilön tunnuksen kautta. Siksi kaikkien rekisteröityneiden tulee pitää erityistä huolta siitä, että heidän tunnuksensa ja salasanansa pysyvät muilta henkilöiltä salassa.

Rekisteröityneen henkilön tulee myös muistaa sulkea Neure -ohjelma aina poistuessaan hetkeksikin tietokoneen äärestä. Näin toimien hän varmistaa, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä hänen tallentamiin tietoihinsa.

Ylläpitohenkilöstön vastuut ja salassapito

Neure -järjestelmän ylläpitäjillä on pääsy kaikkeen tietoon tietokannoissa. Näitä henkilöitä sitoo täydellinen vaitiolovelvollisuus koskien kaikkea sitä tietoa, joka järjestelmään on tallennettu.

Neureen kertyvästä tiedosta

Neure-tietokantaan kootaan seuraavia tietoja

  1. Rekisteröityneen käyttäjän tiedot
    • rekisteröityvän käyttäjän antama nimi sekä
    • sähköpostiosoite
  2. Rekisteröityneen käyttäjän muodostamien henkilöiden tiedot
    • pakolliset tiedot (vähintäin toinen)
      • etunimi, sukunimi
    • vapaavalintaiset tiedot
      • sukupuoli, ikä, luokka-aste koulussa, osoitetiedot, sähköpostiosoite
      • Rekisteröityneen käyttäjän kuvauskenttään ylöskirjaamat tiedot
    • automaattisesti tallentuvat tiedot
      • annetut tehtävät, tehdyt tehtävät tuloksineen
      • tehtävien tekemisajankohdat
      • muodostetun henkilön kuuluminen muodostettuihin ryhmiin

Tietojen käyttö seurantaan, raportointiin ja tutkimukseen

Neure -tietokantaan kertynyttä tietoa on mahdollista koota yhteen ja julkaista kahdessa eri tarkoituksessa: toiminnan seuranta- ja raportointitarkoituksessa sekä - tutkimustarkoituksissa.

Käytön seurantaa ja raportointia varten voidaan laatia kokoomia yhteydenottomääristä, eri tehtävien tekemisfrekvensseistä sekä rekisteröityjen käyttäjien muodostamien käyttäjien määristä sekä mahdollisuuksien mukaan näiden käyttäjien demograafisten tietojen keskiarvo- ja jakaumatietoja.

Tutkimuksia voidaan Neurella toteuttaa kolmella tavoin:

Avoimina internet-tutkimuksina, jolloin Neuren -sivuilla julkaistaan erilliset avoimet tunnukset, joiden avulla kuka tahansa interentin käyttäjä voi kirjautua järjestelmään ja tehdä annetut tehtävät. Tässä tilanteessa jokainen tehtävien tekijä sitoutuu sellaiseen tiedon julkaisemiseen, joka on kuvattu kyseiseen tutkimukseen osallistumiseen rekisteröitymisen yhteydessä. Suljettuina internet-tutkimuksina, joissa tutkimuksiin osallistuvat henkilöt ovat jonkin yhteistyösopimuksen tai jonkin erillisen otantamenetelmän perustella valikoituneet tutkimukseen. Näissä tapauksissa sopimus tutkimukseen osallistumisesta tehdään aina erikseen kunkin tutkittavan tai alaikäisten kyseessä ollessa heidän huoltajiensa kanssa. Niilo Mäki Instituutti noudattaa omissa tutkimuksissaan Tutkimuseettisen neuvottelunkunnan ohjeita ja suosituksia. Rekisteröityneillä käyttäjillä on vapaa oikeus toteuttaa omia tutkimushankkeitaan Neure-ohjelmalla. Itse keräämiensä tehtävätuloksien analysoimiseen ja tulosten julkaisemiseen on kullakin rekisteröityneellä käyttäjällä täydet oikeudet. Niilo Mäki Instituutti edellyttää, että kukin Neurella tutkimusta tekevä henkilö tai instituutio noudattaa omassa toiminnassaan Tutkimuseettisen neuvottelunkunnan ohjeita ja suosituksia. Mikäli NMI:n tietoon tulee sellaisia rikkomuksia joiden voidaan katsoa vaarantavan henkilöiden yksityisyyden suojan tai on ilmeinen vaara, että yksityisyyden suoja ei ole riittävä turvaamaan käyttäjien oikeudet, on NMI:llä oikeus sulkea rekisteröityneen käyttäjän käyttöoikeus ohjelmiin ilman ennakkoilmoitusta. _______________________

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 § Laatimispvm: perjantai, huhtikuu 11, 2003

  1. Rekisterinpitäjä
    Nimi: Niilo Mäki Instituutti 
    Yhteystiedot PL 35 (Asemakatu 4A) 40014 JYVäSKYLäN YLIOPISTO
  2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
    Nime: Juha-Matti Latvala, vs. toiminnanjohtaja 
    Yhteystiedot PO Box 35 (Asemakatu 4A) 40014 Univeristy of JYVäSKYLä
    tel. +358 10 229 2990 fax. +358 10 229 2991
  3. Rekisterin nimi NEURE ohjelmatietokanta
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) Asiakastietojen ylläpito palvelujen kehittämistä ja asiakassuhteiden hoitoa varten.
  5. Rekisterin tietosisältö Asiakkaan antama nimi ja sähköpostiosoite
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    • Asiakkaan ilmoittamat tiedot
    • Palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä henkilökunnalle muodostuneet tiedot
  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön.
  8. Rekisterin suojauksen periaatteet Sekä manuaalinen aineisto että ATK:lle talletetut tiedot on suojattu yksityisyyden suojasta televiestinnässä ja teletoiminnan tietoturvasta annetun lain ilmaisemien periaatteiden mukaisesti.